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Desktop 請求書手動作成 Power Automate Desktop でできること「効果検証/シナリオ」この記事では、Power Automate Desktopを活用することで、人が手作業をした場合とPower Automate Desktopで自動化した場合の作業時間がどう変わるかを検証します。請求書を人が作成した場合(以下、請求書手動作成)とPower Automate Desktopが自動作成した場合(以下、請求書自動作成)の作業時間を比較検証し、請求書作成自動化による生産性向上の効果を確認します。 また請求書作成自動化のための、 Power Automate Desktop シナリオのポイントについても解説します。シナリオを作成する上で、 現在日時より月初日や月末日を生成する方法や、VBScript を使用して Excel を PDF に変換する方法について詳細を説明しています。 Power Automate Desktopは、デスクトップ向け Power Automateとも呼ばれ、Microsoftが提供している RPA ツールです。 RPA は「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、「パソコン業務を自動化するためのツール」のことです。Windows上で行われる作業をPower Automate Desktopに実施させることで、人手で行ってきた定型的な事務作業を自動化し効率化することができます。Windows 10 ユーザーやWindows 11 ユーザーは無料でこの自動化ツールを使うことができます。 なお、以下のページで、Power Automate Desktopで請求書を自動作成するサンプルの取得が可能です。どうせなら、実際のサンプルを見たり、動かしながら確認してみたいという方は、下記も参照してみてくださいね。 目次 請求書手動作成 VS 請求書自動作成請求書手動作成請求書自動作成Power Automate Desktop請求書自動作成動画結果Power Automate Desktopによる自動化メリット考察Power Automate Desktop 請求書自動作成以外への活用請求書自動作成シナリオポイントとなるシナリオ記載まとめ請求書手動作成 VS 請求書自動作成今回は、請求書作成を行う際に手動で作業を行った場合と、Power Automate Desktopを使用した場合で、作業時間がどれだけ違うのかを請求書自動作成Power Automate Desktopを作成して実際に比較検証します。 請求書手動作成手動で請求書を作成します。 請求書自動作成Power Automate Desktopを使用して請求書を作成します 。 Power Automate Desktop請求書自動作成動画請求書自動作成をする動画です。 Power Automate Desktopの動作を動画にしています。
結果3件の請求書作成で検証したところ、 請求書手動作成が7分30秒、 請求書自動作成が55秒で約6分30秒の差があります。 Power Automate Desktopによる自動化メリット考察今回の結果を元に、件数が増えた場合に、どのような時間となるかを算定してみます。
1か月に1回50件の手動入力をする場合、1年間では25時間かかります。 なお、 請求書自動作成のPower Automate Desktopを作成するためにかかった時間は3時間でした。 さらに、1回の作業件数が多い業務や、定期的に発生する単純作業を自動化し、長期的に繰り返し使うことで効率化効果は高くなりますね。 Power Automate Desktop 請求書自動作成以外への活用本記事の内容の他に次のようなことへの活用も考えられますね。 請求書自動作成シナリオここからは、請求書自動作成をするために、Power Automate Desktopでどういったシナリオを作成しているかについて解説します。 ①:「契約管理表」からデータを取得する。 図1 請求書自動作成シナリオイメージ 画像クリックで拡大表示ポイントとなるシナリオ記載本記事では請求書自動作成シナリオでポイントとなる、「月初日を取得する」、「月末日を取得する」、「ExcelデータをPDF形式に変換する方法」について説明いたします。 月初日を取得請求書に請求期間を記載するために、”月初日を取得”します。 図2 ”月初日を取得”するシナリオ 画像クリックで拡大表示①:現在の日付を取得(現在の日時を取得)“月初日を取得”するためにまずは、「現在の日時を取得します」のアクションを選択します。取得のパラメータに「現在の日付のみ」を指定します。「変数CurrentDateTime」が生成されます。 図3 「現在の日時を取得します」のアクション詳細 画像クリックで拡大表示②:月初日を取得(datetimeをテキストに変換)“月初日を取得”するために、「datetimeをテキストに変換」のアクションを選択します。変換するdatetimeに「変数CurrentDateTime」を設定し、使用する形式は「カスタム」とし、カスタム形式のパラメータに「yyyy/MM/01」を指定します。01を指定することで、月初日となります。月初日は「変数Beginningofthemonth」に設定されます。 図4 「datetimeをテキストに変換」のアクション詳細 画像クリックで拡大表示月末日を取得次に、請求書に請求期間を記載するために、月末日も取得します。 図5 月末日を取得するシナリオ 画像クリックで拡大表示①:翌月初日を取得(加算する日時)月末日を取得するためにまずは、「加算する日時」のアクションを選択します。 図6 「加算する日時」のアクション詳細 ②:月末日を取得(加算する日時)“月末日を取得”するために次に、「加算する日時」のアクションを選択します。 図7 「加算する日時」のアクション詳細 画像クリックで拡大表示③:形式変換(datetimeをテキストに変換)「datetimeをテキストに変換」のアクションを選択し、日付の形式をテキスト形式にします。 図8 「datetimeをテキストに変換」のアクション詳細 画像クリックで拡大表示
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